공문서의 특수성 — 행정 표준어와 정부 용어
공공기관의 공문서는 일반 문서와 다른 언어 기준을 따릅니다. 국립국어원 표준어 규정에 더해 행정안전부가 고시하는 '행정 용어 순화 목록'과 각 기관별 내부 용어 지침이 적용됩니다. 공문서에서 한자어 행정 용어를 순화된 한국어 표현으로 바꾸는 것이 공식 정책이지만, 실무에서는 여전히 낡은 한자어 표현이 반복적으로 쓰입니다. 또한 공문서는 법적 효력을 갖는 경우가 많아 용어 선택의 정확성이 특히 중요합니다. 하나의 잘못된 용어 선택이 행정 처리 오류로 이어질 수 있기 때문에, 작성 후 반드시 교정 과정을 거쳐야 합니다.
자주 틀리는 공문서 표현 10가지
실제 공공기관 공문서에서 반복적으로 발견되는 오류 유형을 정리했습니다. 이 10가지만 숙지해도 공문서 오류의 70% 이상을 사전에 예방할 수 있습니다.
| 잘못된 표현 | 올바른 표현 | 이유 |
|---|---|---|
| ~에 관하여(關하여) | ~에 대해, ~에 관해 | 한자어 표현 순화 |
| ~을 요하는 | ~이 필요한 | 일본식 한자어 순화 |
| 통보(通報)하오니 | 알려 드리니 | 행정 용어 순화 |
| ~바 있음 | ~한 사실이 있음 | 모호한 관형절 표현 |
| 제출토록 | 제출하도록 | '-토록'은 비표준 활용 |
| 시행코자 | 시행하고자 | '-코자'는 비표준 단축형 |
| ~됨에 따라 | ~함에 따라 | 피동 과용 |
| 검토 되어지는 | 검토되는 | 이중 피동 오류 |
| ~하여 주시기 바랍니다 | ~해 주시기 바랍니다 | 불필요한 장음화 |
| ~관련(관련하여) | ~에 관해 | 명사 '관련'의 부사어 오용 |
HWPX 공문서 AI 교정 워크플로우
공공기관에서 가장 많이 사용하는 문서 형식은 한국형 오피스 프로그램의 HWPX 파일입니다. HWPX 파일을 AI 교정 서비스에서 처리하려면 다음 단계를 따릅니다. 펍스테이션은 HWPX 파일을 직접 업로드해 교정할 수 있으며, 원본 서식과 문서 구조를 유지한 채 결과물을 반환합니다.
- HWPX 파일 준비 — 한국형 오피스 프로그램에서 저장 시 '.hwpx' 형식을 선택합니다. 구형 '.hwp' 형식은 HWPX로 다시 저장합니다.
- 펍스테이션 업로드 — aipublisher.co.kr에 접속해 파일을 업로드합니다. 공문서 분량(평균 2~10페이지)은 월 무료 한도 10만 자 안에 충분히 처리됩니다.
- 행정 용어 교정 확인 — AI 교정 결과에서 위 10가지 오류 유형을 중점 확인합니다. 고유명사(기관명, 사업명)와 법령 조항 번호는 원본과 대조합니다.
- 문서 구조 점검 — 제목, 수신, 참조, 본문, 붙임 등 공문서 형식 요소가 올바른지 확인합니다.
- 최종 저장 및 발송 — 교정 완료된 파일을 담당자가 최종 검토 후 결재·발송합니다.
공공기관 팀 단위 도입 시 고려 사항
공공기관에서 팀 단위로 AI 교정 서비스를 도입할 때는 몇 가지 사항을 사전에 검토해야 합니다. 첫째, 보안 정책 확인입니다. 내부 문서가 외부 서버로 전송되는 것에 대한 정보 보안 정책을 확인해야 합니다. 다수의 AI 교정 서비스가 문서 내용을 학습에 사용하지 않는 정책을 운영하므로, 이 부분을 서비스 약관에서 확인합니다. 둘째, 사용 한도 설계입니다. 팀원 수와 월 작성 문서량에 따라 무료 한도로 충당 가능한지, PRO 플랜이 필요한지를 판단합니다. 셋째, 용어집 관리입니다. 기관 고유 용어나 사업명을 교정 예외로 등록해 두면 AI가 잘못 수정하는 경우를 방지할 수 있습니다.
공문서 품질은 기관의 신뢰도를 반영합니다. 펍스테이션에서 HWPX 공문서를 무료로 교정하고 행정 표준어 오류를 줄여보세요. 월 10만 자까지 무료입니다.